Sono stato alla riunione trimestrale della Security Practice di BT, il gruppo di cui fanno parte tutti coloro che si occupano di sicurezza in BT e in cui io sono il referente per l'Italia.
Sono incontri molto impegnativi ma imparo un sacco di cose, sia da fare che da non fare, e mi segno al volo le più importanti. Magari un giorno quando avrò più tempo le approfondirò.
Ray Stanton, il responsabile della Practice, è molto bravo a gestire con efficacia queste riunioni che vedono per due giorni un susseguirsi di presentazioni con lo stato dell'arte dei vari reparti e paesi.
Alcune cose che vedo funzionare:
- Puntualità. Le riunioni iniziano sempre in modo previso e se arrivi in ritardo (ingiustificato da cause di forza maggiore VERE) fai una figura barbina tanto più grande quanto più sei di livello alto.
- Nessuna distrazione. Nell'aprire la riunione Ray ordina di spegnere i telefoni e di mettere via i PC. Quante volte ho assistito a riunioni in cui i partecipanti continuano imperterriti a farsi i fatti loro!
- Non si parlotta. Ci si può scambiare una battuta ma se iniziano i dialoghi attorno al tavolo è pronto e secco il richiamo: "Esigo rispetto per chi parla e l'attenzione piena di chi ascolta, dovremo decidere cose importanti e il commento di tutti è indispensabile!"
- Rispetto dei tempi. Ci sono 20 minuti a testa per presentare la propria situazione ed è bene non andare lunghi: il tempo si recupera saltando il pranzo!
- Action list. E' lo strumento che funziona meglio di tutti. Man mano vengono prese decisioni su azioni da intraprendere, un'assistente prende nota diligentemente dell'oggetto, di chi ha richiesto l'azione, di chi la deve svolgere, la data di completamento prevista e lo stato di avanzamento. A fine riunione o il giorno dopo ti arriva il foglio con tutte le azioni e gli impegni che ognuno si è preso e la prima cosa che fai è vedere quello che ti sei impegnato a fare e per quando. L'aspetto micidiale è che dopo 15 giorni ti viene richiesto a che punto sei e l'aggiornamento viene riportato (se fai il furbo o il lavativo ti vedono gli altri 30 del gruppo!) e così ogni 15 giorni finchè alla riunione successiva si fa la spunta globale complessiva: se hai onorato il tuo impegno tutto bene, se la tua azione è ancora "open" o "ongoing" devi darne conto agli altri. E' peggio di quando tornavo con i compiti delle vacanze non fatti ma funziona davvero e nessuno dice mai "non sapevo a chi chiedere" o "non credevo di dovermene occupare io". Il paraculismo non scompare ma viene ridotto in termini accettabili.
Ho visto anche una bella lezione di motivazione. Alla fine di una delle sessioni viene fuori (come sempre quando si è a fine trimeste di questi tempi) che i dati di fatturato sono inferiori al previsto e quindi bisogna darsi da fare.
Ray ha gestito molto bene la cosa,
Tono di voce fermo ma non militaresco - Messaggio subliminale: dico una cosa seria e grave ma non cerco colpevoli.
Non si cercano cause ma attività - Non si perde tempo a discutere i perchè i percome o gli "io l'avevo detto..." ma chiede "Cosa possiamo fare per dare una mano?" (e non molla lo sguardo che gira fino a che qualcuno non abbozza un "Beh, potremmo..."
Proposte spersonalizzate - Ogni proposta viene valutata e scritta sulla lavagna (si spersonalizza e diventa condivisa) e viene vista in relazione con le altre
Focalizzazione - Si valuta quali azioni abbiano maggiore possibilità di successo e si mettono in ordine di probabilità di successo.
Assegnazione - Per ogni azioni c'è una persona che ne diventa il responsabile e ha tempo una settimana per dare risposte.
Altro? - Alla fine, guardando lentamente negli occhi uno per uno, chiede "C'è altro? Commenti?". Non è un gesto formale ma la tacita sottoscrizione dell'impegno (se avevi opinioni diverse eri libero di dirle)
Poi non scompaiono certo le inefficienze di una grande organizzazione, il burocratismo e la malattia di compilazione dei report, ma queste regole applicate anche alla riunione del condominio credo funzionino sempre.
non hai i trackback, per cui mi arrangio manualmente:
http://www.mucignat.com/blog/archives/407-Riunioni-efficenti.html
Scritto da: Alberto Mucignat | 06/16/2006 a 14:18